Wanneer wij organisaties de vraag stellen: ‘hoe koopt u in?’ krijgen wij in veel gevallen het antwoord: ‘op basis van prijs/kwaliteit.’ 25% kent duurzaamheid als inkoopcriterium, maar heeft het dan over de duurzame relatie met de leverancier. De herkomst van het product en op welke wijze en met welke materialen het product is gemaakt gaat vaak langs ons heen. Dit is de kern van duurzaam inkopen: stilstaan bij deze vragen voordat we tot aankoop van producten (of diensten) overgaan.

De overheid koopt als grootste ‘inkoper’ van ons land duurzaam in en heeft speciale duurzaamheidscriteria ontwikkeld voor duurzaam inkopen. Het zelf toepassen van deze criteria is tijdrovend, maar we kunnen wel elementen uit deze beproefde tactiek zelf toepassen. In deze blog vier tips om zelf aan de slag te gaan met duurzaam inkopen, maar eerst: afkijken bij de overheid.

Duurzaam inkopen door de overheid

De overheid heeft grote ambities op het gebied van duurzaam inkopen. Om overheidsinkopers te ondersteunen bij duurzaam inkopen heeft zij voor circa 45 producten, diensten en werken criteriadocumenten ontwikkeld. In deze documenten staat welke duurzaamheidscriteria meegewogen worden in het inkoopproces. Voorbeelden van groepen waarvoor specifieke criteria zijn ontwikkeld zijn: bedrijfskleding, tonercartridges en catering. Ook sociale voorwaarden spelen hierin een rol. Denk hierbij aan arbeidsomstandigheden en beloning van de medewerkers op de plaats van herkomst van het product.

Het inkoopproces van de overheid wordt ingedeeld in drie fasen: voorbereiden, doorlopen van de procedure en uitvoeren. De overheid geeft per fase maatregelen en tips om duurzaamheid te waarborgen. Bij het inkopen van producten kan dus zowel naar de duurzaamheid van het product zelf worden gekeken als naar de verschillende fases in het inkoopproces.

Op de website van Pianoo Expertisecentrum Aanbesteden kunnen de hiervoor genoemde documenten over duurzaam inkopen worden geraadpleegd.

Duurzaam inkopen, 4 tips

Duurzaam inkopen bij de overheid in ogenschouw genomen hierbij vier tips om concreet aan de slag te gaan met duurzaam inkopen:

1. Duurzaamheidsbeleid. Maak duurzaam inkopen onderdeel van uw MVO- of duurzaamheidsbeleid. Stel vast op welke producten en diensten u zich gaat richten en welke duurzaamheidseisen u stelt en wie hiervoor binnen de organisatie verantwoordelijk is. Hierdoor kunt u elk jaar toetsen of u uw doelstelling heeft behaald of wellicht dient aan te passen.
2. Prijs/kwaliteit/duurzaamheid. Stel vragen aan uw leveranciers en maak deze vragen onderdeel van uw vaste inkoopcriteria. In veel gevallen beschikken uw leveranciers over duurzame producten, maar wanneer partijen al jaren zaken met elkaar doen, wordt vragen stellen overbodig en krijgt u keer op keer hetzelfde product geleverd. Stel de duurzaamheidsvraag en prikkel zo ook uw leveranciers om bewust op zoek te gaan naar duurzame producten. De vraag zo breed mogelijk stellen helpt hierbij. In plaats van vijf lampen, kunt u vragen om ‘verlichting voor een ruimte van 1.000 m²’. Hierbij geeft u uw leverancier de ruimte om met een duurzame alternatieve oplossing te komen.
3. Vraag de buren. Er zijn veel producten op de markt, raadpleeg eens uw branche organisatie. Wat doen zij al op het gebied van duurzaam inkopen? Wellicht zijn er keten initiatieven waar u bij kunt aansluiten. Bent u gehuisvest in een bedrijfsverzamelgebouw of op een industrieterrein: hoogst waarschijnlijk kunt u met uw buren gezamenlijk inkopen.
4. Duurzaamheidslabel. Dit is een snelle tip. Een ander heeft namelijk voor u al de duurzaamheidsselectie gemaakt. Vraagt u zichzelf wel altijd af waar het label voor staat.

Duurzaam inkopen is inkopen met een bredere blik

Duurzaam inkopen houdt mijns inziens niet in dat u producten aanschaft die een factor tien duurder zijn dan begroot. Duurzaam inkopen houdt wel in dat u weet waar u product vandaan komt en dat u daar bewust voor heeft gekozen. Als u hier maar transparant in bent: dat is duurzaam inkopen.

Ik wil afsluiten met een eenvoudig voorbeeld. Recentelijk heb ik de offertes beoordeeld voor een kleine organisatie die voornemens was over te stappen naar bellen via internet. Alle investeringen en gesprekskosten waren inzichtelijk gemaakt en konden goed worden vergeleken. Vanuit het oogpunt van duurzaamheid vroeg ik naar het energiegebruik van de hardware in de nieuwe situatie. De leverancier had deze vraag nog nooit eerder gekregen. Wat bleek? Het apparaat consumeert jaarlijks toch nog zo’n € 750 aan elektriciteit. Dit zette ook de leverancier aan het denken….

Duurzaam inkopen betaalt zich terug.