Zaken doen met grote partijen: wat moet ik met duurzaamheid in de inkoopvoorwaarden?

Duurzaamheid en Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen worden steeds meer verweven met het ‘normaal’ zaken doen. Een logische stap voorwaarts is dat ondernemers waarmee zaken wordt gedaan, worden bevraagd over duurzaamheid. Dit wordt bijvoorbeeld gedaan door duurzaamheid expliciet op te nemen in inkoopvoorwaarden. Ook het laten tekenen van een duurzaamheidsverklaring of het laten instemmen met een gedragscode door een leverancier of dienstverlener waarmee zaken wordt gedaan, komt steeds meer voor.Algemene voorwaarden

In deze blog stip ik een aantal duurzaamheidsbepalingen aan in algemene voorwaarden en geef ik aan met welk doel deze bepalingen zijn opgenomen en op welke manier je hieraan als ondernemer invulling kunt geven. Deze bepalingen kunnen overigens ook zijn opgenomen in een aparte gedragscode of duurzaamheidsverklaring. Deze documenten maken over het algemeen, mits op een juiste manier van toepassing verklaard op de overeenkomst, gewoon onderdeel uit van de overeenkomst. (Het niet naleven van bepalingen in de algemene inkoopvoorwaarden kan tot gevolg hebben dat de zakelijke relatie op scherp komt te staan of zelfs tot een einde komt. )

In de volgende voorbeelden, afkomstig van bestaande bedrijven, is de Wederpartij diegene die producten of diensten wil verkopen en de Ondernemer de partij die de algemene voorwaarden hanteert/gebruikt.

Voorbeeld 1: de aparte MVO-bepaling

1. De Wederpartij is ermee bekend dat de Ondernemer veel waarde hecht aan maatschappelijk verantwoord ondernemen en daartoe een MVO beleid hanteert.

2. de Wederpartij accepteert dat hij verantwoordelijk is voor de effecten van zijn activiteiten op het milieu, medewerkers en de samenleving waarin hij opereert. De Wederpartij streeft naar het structureel vastleggen van een eigen MVO beleid en eventueel MVO actieplan.

3. Op eerste verzoek van de Ondernemer informeert de Wederpartij de Ondernemer over zijn activiteiten op het gebied van MVO.

(…)

8. Partijen zullen aan elkaar noch aan derden aanbieden, noch van elkaar of derden vragen, accepteren of toegezegd krijgen, voor henzelf of enige andere partij, enige schenking, beloning, compensatie of profijt van welke aard dan ook die uitgelegd kan worden als een onwettige praktijk.

In bepaling 2 en 3 wordt expliciet van de wederpartij verwacht dat actie is ondernomen op het gebied van MVO. De manier waarop dit wordt gedaan, is geheel vrij. Dit is ook geheel in de lijn met Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen en wat de ISO 26000, de internationale norm voor MVO, onder MVO verstaat. MVO kan geen resultaatverplichting inhouden, maar het kan wel vorm worden gegeven als inspanningsverplichting zoals in dit voorbeeld geformuleerd.

Voorbeeld 2: de verplichting tot het hebben van ISO 14001

Van de Wederpartij wordt een organisatiesysteem verwacht dat minimaal gecertificeerd is tegen de geldende versie ISO 14001.

Een onderneming die ISO 14001 is gecertificeerd beschikt over een gecertificeerd milieumanagementsysteem. Een soortgelijke bepaling kan inhouden dat ISO 14001 of een overeenkomstig of gelijkwaardig organisatiesysteem aanwezig dient te zijn. Dit geeft al meer ruimte. Het is van belang voorafgaand aan de contractsluiting op de hoogte te zijn van een dergelijke (harde) verplichting. Het certificeringsproces neemt namelijk enige tijd in beslag.

Voorbeeld 3: de verplichte CO2 footprint

Op verzoek van de Ondernemer rapporteert de Wederpartij jaarlijks haar scope 1 (directe) en scope 2 (indirecte) CO2-emissies conform ISO 14064-1 en/of het GHG-protocol aan de Ondernemer. Deze CO2-emissie inventarisatie dient op verzoek van de Ondernemer voorzien te zijn van een verificatie met een “beperkte mate van zekerheid” door een certificerende instelling volgens ISO 14064-3.

Indien een bepaling van deze strekking is opgenomen, brengt de ondernemer zeer waarschijnlijk niet alleen haar eigen CO2 footprint, maar ook dat van haar (directe) ketenpartners in kaart. Dit zal zij doen, bijvoorbeeld als verplichting uit de CO2 prestatieladder waarvoor zij is of zich nog laat certificeren. Het opstellen van een CO2 footprint zoals bedoeld in deze duurzaamheidsbepalingen vergt een nauwgezette administratie op onder meer het verbruik van: (stroom), m3 (gas), km’s (woon-werkverkeer, zakelijk verkeer), kg (afval, papier), liters etc. De benodigde administratie om te komen tot een CO2 footprint kan met enige hulp zelf worden opgezet.

Voorbeeld 4: verpakkingen

De Wederpartij zal goederen zorgvuldig, deugdelijk en milieuvriendelijk verpakken. De Ondernemer heeft het recht emballage aan de leverancier te retourneren op kosten en voor risico van de Wederpartij.

Deze bepaling geeft de ondernemer het recht om verpakkingsmateriaal terug te sturen. Dit zal het geval zijn wanneer het verpakkingsmateriaal een milieubelasting (of extra kosten) voor de onderneming oplevert bijvoorbeeld voor de verwerking ervan. Het is aan te raden alert te zijn op dergelijke bepalingen en voorafgaand aan de eerste levering in overleg te treden met de ondernemer of het huidige verpakkingsmateriaal wordt geaccepteerd. Nog beter is het natuurlijk om met deze ondernemer te komen tot nog duurzamer ‘verpakkings’ materiaal dat bijvoorbeeld meerdere functies heeft dan alleen verpakking of wat na haar bestaansrecht als ‘verpakking’ weer terug wordt genomen  om opnieuw te worden gebruikt.

Voorbeeld 5: de innovatie en ‘verbeter’ verplichting

1. De Wederpartij zal zich pro-actief opstellen en waar mogelijk innovatief zijn in het verbeteren van de milieuprestatie verbonden aan de te leveren zaken of de te verrichten diensten. Bij gebruik of levering van zaken heeft, voor zover dit van toepassing is, vermijding en/of reductie van aan energie of transport verbonden emissies naar lucht nadrukkelijk de voorkeur.

2. De Wederpartij spant zich aantoonbaar in om de in dit artikel genoemde milieunormen in zijn eigen bedrijf en in zijn eigen toelevering- en productieketen te implementeren.

Deze bepaling spoort de wederpartij aan om duurzaamheid ook in haar eigen bedrijfsvoering aantoonbaar te implementeren en proactief mee te denken in de verbetering van diensten en producten. Met een ISO 14001 certificering is aantoonbaar voldaan een onderdeel 2 van deze inkoopvoorwaarden. Met aantoonbare kennis van MVO, een MVO-beleid en/of een duurzaamheids/MVO-jaarverslag waarin de MVO-maatregelen en toekomstvisie zijn weergeven kan aan onderdeel 1 van de inkoopvoorwaarden worden voldaan.

De sanctie op het niet voldoen aan duurzaamheidsvereisten

Als de algemene inkoopvoorwaarden onderdeel zijn van de overeenkomst met bijvoorbeeld een leverancier, dan is deze ook verplicht om aan de duurzaamheidsbepalingen te voldoen. Doet hij dit niet, of niet voldoende, dan schendt hij de overeenkomst. In de meeste gevallen zal de onderneming de leverancier dan in de gelegenheid stellen om alsnog aan de voorwaarden te voldoen. Doet hij dit niet binnen een redelijke termijn, dan kan in het uiterste geval zelfs ontbinding van de overeenkomst worden geëist. Voorgaande geldt ook wanneer een ‘gedragscode’ of een andere verklaring is ondertekend waarin duurzaamheidsbepalingen zijn opgenomen. Zo ben ik in een gedragscode tegengekomen dat wordt ingestemd met het laten uitvoeren van een audit om de naleving van de gedragscode te controleren. Indien blijkt dat de code niet goed wordt nageleefd, geeft dit de ondernemer de mogelijkheid de overeenkomst te beëindigen.

Als de zakelijke relatie van belang is, is het belangrijk de duurzaamheidsbepalingen in de inkoopvoorwaarden, een gedragscode of een verklaring niet te onderschatten. Het niet naleven kan, zoals hierboven beschreven, vervelende gevolgen hebben en de goede relatie schaden. Een van de partijen houdt zich immers niet aan de overeenkomst.

Voor alle in deze blog benoemde voorbeelden, met uitzondering van de ISO 14001 certificering, geldt dat deze onderdeel zijn van het MVO-verhaal van een onderneming. Met een proactief MVO-verhaal en bijbehorende communicatie wordt aan alle duurzaamheidsvereisten die een inkoper aan een onderneming oplegt voldaan. Het voordeel is dat voorafgaand aan de overeenkomst de inkoper het MVO-verhaal, in welke vorm dan ook, worden verstrekt. Hierdoor wordt voorkomen dat achteraf, wanneer de ‘deal’ al is gesloten, kosten moeten worden gemaakt om ‘specifieke’ MVO onderdelen vorm te geven om te voldoen aan de vereisten die een inkoper stelt met als risico dat bij niet naleving de overeenkomst wordt beëindigd.

In deze blog ga ik er natuurlijk geheel aan voorbij dat het vormgeven van MVO in de onderneming niet alleen het doel dient te hebben om te voldoen aan de voorwaarden die een inkoper stelt. Maar het zakendoen met inkopers die dergelijke eisen stellen, kan wel een eerste kennismaking zijn met MVO en een reden om MVO structureel vorm te gaan geven.

Het vorm geven van MVO binnen een onderneming en alle randzaken daaromheen is onze passie. Wij komen graag vrijblijvend bij u langs om onze MVO-verhalen met u te delen.

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Verplichte velden zijn gemarkeerd met *